Politique de confidentialité

Wokgoué Visa & Immigration Services Inc.
Dernière mise à jour : 14 septembre 2026

Wokgoué Visa & Immigration Services Inc. (« WVIS », « nous », « notre ») accorde une importance particulière à la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses services de consultation et de représentation en immigration canadienne.

La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels, notamment lorsque vous utilisez notre site Web, nos formulaires en ligne, nos services de consultation, nos communications électroniques ou communiquez avec nous au moyen de WhatsApp.

1. Renseignements que nous pouvons recueillir

Selon la nature de votre interaction avec WVIS et des services demandés, nous pouvons recueillir notamment :

• vos nom, prénom, coordonnées, adresse électronique et numéro de téléphone;
• les renseignements transmis dans nos formulaires d’évaluation ou de prise de contact;
• les renseignements relatifs à votre situation personnelle, familiale, professionnelle, scolaire ou migratoire;
• les renseignements nécessaires à l’évaluation, à la préparation ou au suivi d’un dossier d’immigration;
• les documents que vous choisissez de nous transmettre;
• les communications échangées avec WVIS, y compris les messages et pièces jointes transmis par courrier électronique ou WhatsApp;
• certaines données techniques et métadonnées associées à l’utilisation de nos services numériques.

Dans le cadre d’un mandat d’immigration, certains renseignements peuvent être de nature sensible. Nous cherchons à limiter la collecte aux renseignements raisonnablement nécessaires aux finalités déterminées.

2. Finalités de la collecte et de l’utilisation

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels afin de :

• répondre à une demande de renseignements ou de consultation;
• effectuer une évaluation préliminaire d’une situation d’immigration;
• fournir nos services professionnels;
• communiquer avec les clients, clients potentiels et autres personnes concernées;
• préparer, gérer et suivre les dossiers qui nous sont confiés;
• recevoir, classer et gérer les communications et documents associés à un dossier;
• gérer les rendez-vous, suivis et communications administratives;
• assurer la sécurité, l’intégrité et le fonctionnement de nos systèmes;
• respecter nos obligations professionnelles, réglementaires et légales;
• prévenir les utilisations abusives, incidents de sécurité ou activités frauduleuses;
• améliorer nos processus et services, lorsque cela est permis.

Nous n’utilisons pas les renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement requis ou lorsque la loi le permet ou l’exige.

3. Communications par WhatsApp

WVIS utilise WhatsApp Business et peut utiliser WhatsApp Business Platform, un service fourni par Meta, afin de gérer certaines communications professionnelles.

Lorsque vous communiquez avec WVIS par WhatsApp, certaines informations nécessaires au fonctionnement de cette communication peuvent être traitées, notamment :

• votre numéro de téléphone;
• votre nom ou certaines informations de profil disponibles par l’intermédiaire de WhatsApp;
• le contenu des messages que vous envoyez à WVIS;
• les dates, heures, identifiants et autres métadonnées associées aux messages;
• les documents, images ou autres fichiers que vous choisissez de transmettre.

Ces renseignements peuvent être reçus par les systèmes autorisés de WVIS afin de permettre la réception, la gestion, le classement et le suivi des communications professionnelles.

L’utilisation de WhatsApp est également assujettie aux politiques et conditions applicables de WhatsApp et de Meta. WVIS ne contrôle pas les traitements effectués indépendamment par ces fournisseurs dans le cadre de leurs propres services.

Lorsque des renseignements particulièrement sensibles doivent être transmis, WVIS peut recommander ou imposer l’utilisation d’un autre canal lorsqu’il est plus approprié.

4. Technologies et fournisseurs de services

WVIS utilise des fournisseurs technologiques pour exploiter ses services et son infrastructure numérique. Selon le service concerné, des renseignements peuvent être traités par des fournisseurs agissant pour notre compte ou fournissant l’infrastructure nécessaire.

Ces fournisseurs peuvent notamment comprendre des services d’hébergement, de messagerie, de communications, de sécurité informatique, de formulaires en ligne, de stockage et de gestion des dossiers.

Lorsque WhatsApp Business Platform est utilisé, Meta Platforms et les entités pertinentes de son groupe fournissent l’infrastructure nécessaire au transport et au traitement technique des communications WhatsApp.

Nous cherchons à limiter l’accès de nos fournisseurs aux renseignements nécessaires à l’exécution des services concernés et à utiliser des fournisseurs offrant des garanties appropriées en matière de sécurité et de confidentialité.

5. Communication de renseignements

WVIS ne vend pas les renseignements personnels de ses clients ou utilisateurs.

Des renseignements peuvent toutefois être communiqués lorsque cela est nécessaire :

• à des fournisseurs de services autorisés;
• aux autorités canadiennes compétentes dans le cadre d’un mandat d’immigration;
• à des organismes ou tiers lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un mandat et autorisé;
• lorsque la loi, une ordonnance ou une obligation réglementaire l’exige;
• avec votre consentement, lorsque celui-ci est requis.

6. Transfert et traitement hors Québec ou hors Canada

Certains fournisseurs technologiques utilisés par WVIS peuvent traiter ou conserver des renseignements sur des infrastructures situées à l’extérieur du Québec ou du Canada.

Lorsque la législation applicable l’exige, WVIS prend les mesures nécessaires avant de communiquer ou de confier des renseignements personnels à l’extérieur du Québec et met en place les mesures contractuelles, organisationnelles ou techniques appropriées.

Les renseignements traités dans une autre juridiction peuvent être assujettis aux lois applicables dans cette juridiction.

7. Conservation

WVIS conserve les renseignements personnels uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été recueillis ainsi qu’au respect de ses obligations professionnelles, contractuelles, réglementaires et légales.

Les périodes de conservation peuvent varier selon la nature des renseignements et du dossier concerné.

À l’expiration de la période applicable, les renseignements sont détruits, supprimés ou anonymisés conformément aux exigences applicables et aux procédures de WVIS.

8. Sécurité

WVIS applique des mesures administratives, techniques et organisationnelles destinées à protéger les renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la communication, la modification ou la destruction non autorisés.

La nature de ces mesures dépend notamment de la sensibilité des renseignements concernés.

Aucun système de transmission ou de stockage électronique ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.

9. Intelligence artificielle et automatisation

WVIS peut utiliser des outils technologiques et des fonctions d’automatisation pour soutenir certaines opérations internes.

Lorsque des outils d’intelligence artificielle sont utilisés dans un contexte impliquant des renseignements personnels, leur utilisation doit être compatible avec les obligations professionnelles, contractuelles et légales applicables ainsi qu’avec les mesures de gouvernance et de sécurité de WVIS.

WVIS ne considère pas la transmission d’un renseignement à l’entreprise comme constituant, à elle seule, une autorisation générale de transmettre ce renseignement à un service d’intelligence artificielle tiers.

10. Vos droits

Sous réserve des restrictions prévues par les lois applicables, une personne peut notamment demander :

• de connaître l’existence de renseignements personnels détenus à son sujet;
• d’accéder à ses renseignements personnels;
• de faire rectifier des renseignements inexacts ou incomplets;
• des renseignements concernant l’utilisation ou la communication de ses renseignements;
• le retrait d’un consentement lorsque la loi le permet;
• la cessation de certaines utilisations ou communications lorsque ce droit est prévu par la loi;
• la suppression ou la destruction de renseignements lorsque les conditions légales applicables sont réunies.

Certaines demandes peuvent être refusées ou limitées lorsqu’une obligation légale, réglementaire ou professionnelle exige la conservation ou restreint la communication des renseignements concernés.

11. Demandes concernant vos données et suppression

Pour demander l’accès, la rectification ou, lorsque applicable, la suppression de renseignements personnels associés à nos services ou à vos communications avec WVIS, vous pouvez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées ci-dessous.

La demande doit fournir suffisamment d’information pour nous permettre d’identifier les renseignements concernés. Nous pouvons devoir vérifier l’identité du demandeur avant de donner suite à une demande portant sur des renseignements personnels.

12. Responsable de la protection des renseignements personnels

Les questions, demandes d’accès, demandes de rectification, demandes de suppression ou plaintes concernant la protection des renseignements personnels peuvent être adressées au responsable de la protection des renseignements personnels de WVIS :

Wokgoué Visa & Immigration Services Inc.
À l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels
803, boulevard Labrosse
Gatineau (Québec) J8R 1G6
Canada
Courriel : [email protected]
Téléphone : +1 (819) 444-6691

13. Modifications

WVIS peut modifier la présente politique afin de tenir compte de changements législatifs, réglementaires, technologiques ou opérationnels.

La version publiée sur notre site Web constitue la version en vigueur. La date de la dernière mise à jour est indiquée au début de la politique.

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Privacy Policy

Wokgoué Visa & Immigration Services Inc.
Last updated: September 14, 2026

Wokgoué Visa & Immigration Services Inc. (« WVIS », « we », « us », or « our ») is committed to protecting the personal information entrusted to us in connection with Canadian immigration consulting and representation services.

This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, retain, and protect personal information, including when you use our website, online forms, consultation services, electronic communications, or communicate with us through WhatsApp.

1. Personal Information We May Collect

Depending on your interaction with WVIS and the services requested, we may collect:

• your name and contact information, including email address and telephone number;
• information submitted through assessment or contact forms;
• information concerning your personal, family, professional, educational, or immigration circumstances;
• information necessary to assess, prepare, or manage an immigration matter;
• documents you choose to provide;
• communications exchanged with WVIS, including messages and attachments transmitted by email or WhatsApp;
• certain technical information and metadata associated with our digital services.

Immigration matters may involve sensitive personal information. We seek to limit collection to information reasonably necessary for identified purposes.

2. Purposes

We may use personal information to:

• respond to inquiries and consultation requests;
• conduct preliminary immigration assessments;
• provide professional services;
• communicate with clients, prospective clients, and other relevant persons;
• prepare, manage, and follow up on matters entrusted to WVIS;
• receive, organize, and manage communications and documents associated with a matter;
• administer appointments and follow-ups;
• maintain the security and integrity of our systems;
• comply with professional, regulatory, and legal obligations;
• prevent misuse, security incidents, and fraud;
• improve our processes and services where permitted.

We do not use personal information for purposes incompatible with those for which it was collected unless the required consent is obtained or the use is otherwise permitted or required by law.

3. WhatsApp Communications

WVIS uses WhatsApp Business and may use WhatsApp Business Platform, provided by Meta, to manage certain professional communications.

When you communicate with WVIS through WhatsApp, information required to operate the communication may be processed, including:

• your telephone number;
• your name or certain profile information available through WhatsApp;
• messages you send to WVIS;
• timestamps, identifiers, and other message metadata;
• documents, images, or other files you choose to transmit.

This information may be received by WVIS’s authorized systems for the purpose of receiving, managing, organizing, and following up on professional communications.

Use of WhatsApp is also subject to the applicable policies and terms of WhatsApp and Meta. WVIS does not control processing independently carried out by those providers as part of their own services.

WVIS may recommend or require another communication channel when particularly sensitive information should be transmitted through a more appropriate mechanism.

4. Technology and Service Providers

WVIS relies on technology providers to operate its services and digital infrastructure. Depending on the service, personal information may be processed by providers acting on our behalf or providing necessary infrastructure.

These may include hosting, email, communications, cybersecurity, online forms, storage, and matter-management services.

Where WhatsApp Business Platform is used, Meta Platforms and relevant entities within its group provide infrastructure required for the technical processing and transmission of WhatsApp communications.

We seek to limit provider access to information required to deliver the relevant service and to use providers offering appropriate privacy and security safeguards.

5. Disclosure

WVIS does not sell clients’ or users’ personal information.

Personal information may nevertheless be disclosed when necessary:

• to authorized service providers;
• to competent Canadian authorities in connection with an immigration mandate;
• to organizations or other parties where required to carry out an authorized mandate;
• where required by law, court order, or regulatory obligation;
• with your consent where consent is required.

6. Processing Outside Quebec or Canada

Some technology providers used by WVIS may process or store information using infrastructure located outside Quebec or Canada.

Where required by applicable law, WVIS takes the required measures before communicating or entrusting personal information outside Quebec and implements appropriate contractual, organizational, or technical safeguards.

Information processed in another jurisdiction may be subject to the laws applicable in that jurisdiction.

7. Retention

WVIS retains personal information only for as long as reasonably necessary for the purposes for which it was collected and to comply with applicable professional, contractual, regulatory, and legal obligations.

Retention periods may vary depending on the nature of the information and matter.

When the applicable retention period expires, information is destroyed, deleted, or anonymized in accordance with applicable requirements and WVIS procedures.

8. Security

WVIS implements administrative, technical, and organizational safeguards designed to protect personal information against unauthorized access, use, disclosure, alteration, or destruction.

The safeguards applied depend, among other factors, on the sensitivity of the information.

No electronic transmission or storage system can guarantee absolute security.

9. Artificial Intelligence and Automation

WVIS may use technology and automation tools to support certain internal operations.

Where artificial intelligence tools are used in a context involving personal information, their use must be compatible with WVIS’s applicable professional, contractual, legal, governance, and security obligations.

Providing information to WVIS does not, by itself, constitute general authorization for WVIS to transmit that information to a third-party artificial intelligence service.

10. Your Rights

Subject to restrictions under applicable law, individuals may request:

• confirmation of whether WVIS holds personal information about them;
• access to their personal information;
• correction of inaccurate or incomplete information;
• information concerning the use or disclosure of their information;
• withdrawal of consent where permitted by law;
• cessation of certain uses or disclosures where such a right is provided by law;
• deletion or destruction where the applicable legal requirements are met.

Certain requests may be refused or limited where legal, regulatory, or professional obligations require retention or restrict disclosure.

11. Data Requests and Deletion

To request access, correction, or, where applicable, deletion of personal information associated with our services or your communications with WVIS, contact us using the information below.

A request should contain sufficient information to identify the information concerned. We may need to verify the requester’s identity before acting on a request involving personal information.

12. Privacy Officer

Questions, access or correction requests, deletion requests, and privacy complaints may be directed to WVIS’s Privacy Officer:

Wokgoué Visa & Immigration Services Inc.
Attention: Privacy Officer
803 Boulevard Labrosse
Gatineau, Quebec J8R 1G6
Canada
Email: [email protected]
Telephone: +1 (819) 444-6691

13. Changes to this Policy

WVIS may update this Privacy Policy to reflect legislative, regulatory, technological, or operational changes.

The version published on our website is the current version. The date of the most recent update appears at the beginning of this Policy.